Segnalazione Whistleblowing

Informativa sulla procedura per la presentazione e la gestione di segnalazioni di condotte illecite ai sensi dell’art. 54-bis D.lgs. n. 165/2001 (Whistleblowing).

Scopo

L’obiettivo di questa policy è di promuovere un ambiente sicuro, trasparente e responsabile all’interno dell’Istituto delle Suore Maestre di Santa Dorotea, coinvolgendo tutte le componenti interne (dipendenti: personale docente, personale ATA, tirocinanti, collaboratori volontari o prestatori di servizi, così come altre figure presenti ad altro titolo) ed esterne (appaltatori, consulenti, ecc.) nel dovere morale di segnalare eventuali comportamenti illeciti, eticamente discutibili, abusi o negligenze che potrebbero pregiudicare l’istituzione, gli studenti, i dipendenti o altre parti interessate.

Definizioni

  1. Whistleblowing: è l’atto di segnalare informazioni confidenziali o illecite riguardanti un’organizzazione, solitamente per esporre frodi, corruzione o altre pratiche illegali.
  2. Whistleblower: è colui che segnala un potenziale comportamento illecito, eticamente discutibile, un abuso o una negligenza.
  3. Comportamento illecito: un’azione che viola una legge, un regolamento o una normativa interna.
  4. Comportamento eticamente discutibile: un’azione che non viola una legge o un regolamento, ma che potrebbe essere contraria agli standard etici o ai valori dell’Istituto.
  5. Abuso: qualsiasi forma di sfruttamento, maltrattamento, discriminazione, molestie o violenza che coinvolge gli studenti, i dipendenti e i collaboratori volontari dell’Istituto.
  6. Negligenza: la mancata adozione delle precauzioni necessarie o l’omissione di agire in situazioni che richiedono un intervento adeguato a garantire la sicurezza e il benessere degli studenti o dei dipendenti dell’Istituto.

Procedure di segnalazione

  1. Chi può segnalare

Ogni membro del personale dell’Istituto, inclusi volontari, tirocinanti, appaltatori e consulenti hanno il diritto/dovere di segnalare un comportamento illecito, eticamente discutibile, un abuso o una negligenza.

  1. Cosa segnalare

Le segnalazioni devono esporre problemi di natura molto grave, che riguardano comportamenti illeciti, impropri o non etici. A titolo esemplificativo le segnalazioni possono essere:

  • Abusi sui diritti umani
  • Frode e illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
  • Violazioni in materia di salute e sicurezza;
  • Falsificazione di documenti;
  • Danni a beni e cose.

Le segnalazioni devono essere fatte in buona fede e basate su informazioni concrete e verificabili, devono riguardare fatti riscontrati direttamente dal segnalante, e non devono basarsi su voci correnti. Inoltre, la segnalazione non deve riguardare lamentele di carattere personale, le quali non verranno prese in considerazione. Il segnalante non deve utilizzare tale procedura per scopi meramente personali, per rivendicazioni o ritorsioni, che, semmai, rientrano nella più generale disciplina del rapporto di lavoro/collaborazione o dei rapporti con il superiore gerarchico o con i colleghi, per i quali occorre riferirsi alle procedure di competenza.

Si ricorda che le segnalazioni devono essere effettuate responsabilmente, fermo restando la responsabilità penale e civile del segnalante in caso di segnalazioni calunniose o diffamatorie.

  1. Come segnalare

Le segnalazioni devono pervenire in forma scritta al Responsabile designato dall’Istituto, che può essere contattato attraverso i seguenti canali:

– E-mail: segnalazioni.ist.sdorotea@gmail.com

– Per posta ordinaria tramite raccomandata A/R:

            Ufficio Segnalazioni

            Istituto Suore Maestre di Santa Dorotea

            Salita di Sant’Onofrio, 38

            00165 ROMA

  1. Riservatezza e anonimato

L’Istituto si impegna a garantire l’anonimato delle segnalazioni, così come a prendere in considerazione, e ad agire preservando la riservatezza e la privacy del whistleblower nella misura consentita dalla legge e nel rispetto degli obblighi legali.

  1. Protezione del whistleblower

L’Istituto promuove l’assenza di ritorsioni nei confronti dei whistleblower. Qualsiasi azione di ritorsione contro un whistleblower sarà considerata una violazione delle politiche e comporterà l’adozione di sanzioni disciplinari.

  1. Investigazione delle segnalazioni

Il Responsabile dell’Istituto o un rappresentante designato indagherà sulle segnalazioni ricevute e adotterà le misure appropriate per gestire la situazione, garantendo la riservatezza del segnalante e delle informazioni ricevute. L’esito dell’indagine e le azioni prese saranno comunicate al whistleblower, nel rispetto degli obblighi legali e dei limiti di riservatezza.

  1. Illegittimità delle segnalazioni false

Le segnalazioni false o infondate saranno trattate con serietà. Qualsiasi membro del personale che fa un’accusa falsa dolosamente o in mala fede sarà soggetto a sanzioni disciplinari.

  1. Revisione periodica della policy

La presente policy verrà periodicamente rivista e aggiornata per garantirne la conformità alle normative vigenti e alle migliori pratiche.

  1. Divulgazione della policy

La policy sarà resa disponibile a tutte le componenti interessate – interne ed esterne – dell’Istituto mediante pubblicazione sui siti web dell’Istituto.

Data di entrata in vigore: 17/12/2023